案例分析：湘菜產業博覽會
（一）時間安排
1、布展時間：2004年11月2日—4日 上午8：30—下午17：30
2、展示時間：2004年11月5日—8日
3、撤展時間：2004年11月8日16：00
（二）展位要求
本次展覽會的展位分為標準展位(以下簡稱標展)和特殊展位(以下簡稱特展)兩種，參展單位設計的展臺高度超過4m的，都必須報組委會處，取得同意后方可布展;
1、標展：尺寸：3米×3米，每個展位組委會統一提供三面圍板(圍板高度為2.5m)，一張桌子，兩張椅子，一個電源插頭，一盞照明燈，其他裝飾均由參展單位自行布置;
2、特展：
A、組委會按合同指定位置及尺寸提供一塊凈地，展位設計、展臺搭建等工作全由參展單位自行負責;
B、為配合好特展單位的設計要求，請于2004年10月28日前遞送一份展位設計方面的材料(包括設計樣稿、展位搭建時所需的電力設施安裝與水源配置要求等)到組委會;
C、組委會在收到參展單位遞送的材料后，負責進行復審，并按遞送材料上的合理要求提前做好布展準備，如遞送材料不符合有關規定，由組委會將審核意見通知有關參展單位，按整改要求5日內重新報審，最終報審時間為10月30日，逾期未能通過消防安全、電力配送等審批的，不得進場施工;
D、展位設計樣稿上，經組委會審批確定的內容，請不要擅自更改，如確需改動的，須報組委會審批，如有違反，所有后果由參展單位自行負責;
E、所有特裝展位的設計與布展，其垂直正投影不得超出預訂展位的范圍。如果展臺設計影響了其它參展單位的正常展出效果，組委會保留要求該參展單位改變展臺設計的權利。
（三）布展須知
為了保證本次展會的布展工作能安全有序的進行，各相關單位必須遵守各項有關規定及安全消防條例，組委會現將有關事宜說明如下，請遵照執行：
1、標展楣板文字(參展單位的全稱)由組委會統一制作、安裝;
2、參展單位將負責自己展臺的地毯內裝飾，所有地毯和地面裝飾可以使用雙面膠紙進行固定，展覽大廳的地面嚴禁使用各種涂料或膠水;
3、參展單位如有請布展公司負責施工，則施工時，布展公司須將本公司的施工許可證掛放在展位醒目位置，施工須嚴格按設計圖進行，不得操作超出施工許可證規定范圍施工，并隨時接受組委會現場管理人員的監督和檢查。如有發現布展公司超出規定范圍施工或違章操作，管理人員可口頭警告直至取消其施工資格，由此引起的一切后果由該布展公司負責。
4、組委會按正常用電標準提供用電，嚴禁參展單位私接電源線或增加照明燈具，如需超負荷用電，則須到組委會現場服務臺按章繳費辦理手續后，由組委會派電工前去操作，如有違反，后果一律自行負責(收費標準請見附件一);
5、不得在展廳人行通道、樓梯路口、消防設施點等地段隨意亂擺、亂掛、亂釘各類展樣品、宣傳品或其它標志;
6、展臺搭建不準遮擋館內的消防設備、電器設備、緊急出口和觀眾通道，展館防火卷簾門下不得搭建任何展架、展臺;
7、嚴禁使用雙面及單面膠等粘貼材料在展館通道的柱子上粘貼任何對象，不得在墻面、地面打孔、刷漆、刷膠、粘貼、涂色。嚴禁鋸裁展館的展材、展板或在展材、展板上油漆、釘釘、開洞。不得損害展館的一切設施，如有違反須按價格表賠償;
8、不得在展館天面上打釘或利用天面管線懸吊展架、燈箱及各類裝飾對象。
9、展樣品拆箱后，包裝箱、碎紙、泡沫、木屑等易燃包裝物須及時清出，不得在攤位背板后存放包裝箱等雜物。
10、展館內嚴禁吸煙。嚴禁保存、使用易燃、易爆、放射性及有毒物品。施工現場嚴禁明火作業。
11、制作燈箱時應留有足夠的散熱孔，日光燈鎮流器應脫離箱體，使用易燃材料制作的燈箱，內部須作放火處理。電器安全必須遵守有關規定和專業規范，確保供、用電安全。
12、特裝展位的維護工作由該布展公司負責，相關的參展單位負責監管。
13、加班說明：請各單位在規定期限內抓緊時間布展，如需加班，則必須按章繳費辦手續后，方可加時施工。
（四）參展單位報名須知
1、參展商報到時間是2004年10月30日-11月2日;
2、報到時，可領取的物品有：活動日程表、會刊、布展證明、器材登記表、參展須知、代表證等;
3、每位會務人員有：精美禮品一份、會刊一本、大型歡迎酒會請柬一張、午餐券四張(展會四天內的中餐);
4、組委會在展會現場有指定的用餐地點，未交會務費的參展商代表，可在指定的用餐地點用餐;
（五）展會管理
1、參展單位的展品及資料等財產進出館管理
A、在布展和展覽期間，參展單位所有進館的物品須接受保安的安防檢查;
B、布展期間，展館閉館前，請各單位到組委會設在現場的服務臺領取《器材登記表》，認真填寫后與組委會工作人員一起核對清點，雙方簽字確認后，方可離開展館;
C、所有貴重物品或便于攜帶的東西，例如：筆記本電腦、商務通、手機、電話卡等，不得登記在《器材登記表》上，如有登記，組委會工作人員核對清點時又未發現，組委會仍可不負責其保管工作;
D、在《器材登記表》上有登記的參展單位財產，由組委會負責保管，在此之外的財產，如有遺失、損壞，由參展單位自行負責;
E、在布展和展覽期間，參展單位存放在展館內的所有物品不得隨意搬出展廳，如果參展單位必須在布展和展覽期間將展品搬出展館，則需持有組委會開具的《參展商物品出館核準》(到現場服務臺處領用)，并經參展單位現場負責人簽字后，才能放行。
2、展會期間，請各單位注意收聽現場廣播通知，尤其要做好消防、用電、防盜等安全工作。
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1、嚴禁轉讓或轉租(賣)展位。凡屬展位實際使用單位與展位楣板標明的參展單位不一致，均視為違規轉讓或轉租(賣)展位。包括：
A、聯營名義將展位轉給聯營單位使用;
B、以供貨或協作(含掛靠)名義將展位轉給供貨、協作、掛靠單位使用;
C、以借用名義將展位轉給(借給)其它單位使用;
D、未經許可擅自對調、對換展位;
E、供貨、聯營、協作等單位高價收取展位費或參展費;
F、其它違規轉讓或轉租(賣)展位的行為。
2、展會期間各參展單位不得從事與展覽業務無關的經營活動。
3、展覽正式開始后，除非獲得組委會許可，否則任何展品不可以從展臺或者展覽現場撤走。而在組委會正式發布撤展通知前，任何展品及展臺亦不得拆卸。
（七）成交統計
大會期間每日進行企業成交統計匯總工作，請各參展單位負責成交統計人員到成交統計辦公室(具體位置將另行通知)領取表格，并在每日規定時間內將統計表反饋。
（八）噪音控制
展臺發出的音量不可對參觀者或其它參展單位構成滋擾。對于聲像設備的展示，其音量應低于40dB。如遇任何投訴而組委會認為合理，組委會保留限制該展品及音響操作的權利。對屢次違反規定者，組委會有權給予處罰(如斷電等)。
（九）展臺安全
展覽館所提供的展館基本安全保衛工作是指設置門衛、展場巡查、閉館清場、消防安全管理、停車場管理及夜間對展館外圍定時巡邏保障展覽會活動的安全和良好的展覽秩序而進行的工作。所采取的保安措施對可能發生的偷竊和人為損害只能起到一定威懾和制止作用，而非預防犯罪的萬無一失的手段。展覽館將盡力保證展館安全保衛工作的落實及展品的安全，但對展會期間發生的人身傷害、展品遺失或損毀，不承擔任何責任。參展商應負責自己展臺的展品安全。
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展覽會布、撤展期間的標準展位和公共區的清潔工作由組委會負責，特裝展位的清潔由參展企業自行解決。展會開展期間，參展企業應保持展臺內的一貫清潔，并將垃圾倒入指定的垃圾箱內，同時提供展位內按面積清潔的有償服務。撤展期，有特裝展位的參展企業須將其展位內的特裝材料一并撤除，或向展覽館繳納相應的垃圾清運費，由展覽中心派人清潔。在規定時限內，展位內未撤除物品將作為無主物品處理。
（十一）撤展時間安排及管理
為嚴肅大會紀律，保持館內良好秩序，大會將于展會閉幕前發布《撤展通知》，并對撤展工作做出以下規定，請各相關單位嚴格遵守：
1、展覽會于2004年11月8日16：00結束，在組委會未發布《撤展通知》前，各參展單位不得提前收拾裝置、用品及文件材料等;
2、展覽大廳的所有紙箱、板條箱不能擺放于通道，以便通道的地毯被移走。展臺的拆撤工作可以在17：00開始。展覽大廳將于22：30分關閉;
3、展品運出展館大門，需憑組委會的放行條經門衛驗核，方可放行;
4、請愛護館內的所有設施，并不得夾帶搬走，不得損壞，違者除照價賠償外，情節嚴重的還要給予重罰;
5、參展單位如有租用組委會或展覽館的器材，應在閉館30分鐘內歸還有關服務臺;
6、撤展工作結束后，所有被遺棄在展覽大廳里的展品及資料等將會被移走，組委會保留對這些物品的處理權利，因此而造成所有損失由參展單位自行承擔。
從案例中我們總結出以下幾點：
一、提前做好籌備工作
與經濟流通的其他領域一樣，展覽業也有這樣的規律，好的展覽會展覽工作效率高，展出效益好，且一般都具有專業性質，有一定的辦展歷史。這種展覽會是靠專業技術、嚴格管理和長期努力造就的。但是展覽會的組織者為了保證展出質量，會對展出者和參觀者進行嚴格的控制。首先是對申請參展與參觀者進行有選擇的邀請。其次，組織者對已參展者進行監督檢查，對違反展覽規定者予以處理乃至禁止參展。此外，對參觀者也會控制，符合條件者方可參觀展覽。這些措施保證了展覽會的質量和效益。
鑒于以上情況以及展覽籌備周期長的特點，參展商在作出展覽選擇之后就應立即著手展覽工作：
第一，盡早著手安排展覽工作。首先是需要盡早提出展覽申請，展覽會組織者的公開原則是按先來后到排序，并基本按此原則接納新的參展者，因此應盡早報名。但是，組織者也可能優先照顧質量好的展出者或者公關工作做得好的展出者，所以展出者還可以作些公關工作，爭取一些優惠措施。
此外，因為展覽會面積有限，對于單獨參加展覽會的展出者而言，也應盡早落實場地。好的展場都很擁擠，尤其是好的展覽時間，不提前預定是租不到好位置的.
第二，做好長期工作打算，制定展覽工作計劃，按部就班地開展各項工作。在所有的營銷方式中，展覽可能是效率最高、環節最多、周期最長的一種方式，而且各個環節互相鏈接。所有這些工作不可以等到最后時刻再做，也不可以忽略某些環節不做。因此要制定周密的、長期的工作計劃安排，經費、人員、工作項目、工作日程等都要統籌考慮安排。
總之，為了保證展出的效果，展覽選擇工作可以大致分為：對主辦單位進行研究、選擇，根據展覽資料進行研究、選擇，通過直接詢問有關方面獲取資料進行研究、選擇以及通過實地考察獲取資料進行研究、選擇。展出者可以根據自身的條件和需要使用淺層次的方式或全部的方式做展覽選擇工作。
二、選擇展出方式
參加展覽之前首先要選擇最適合的展出方式。展出方式可以簡單地分為集體展出和單獨展出兩類。
集體展出大致有兩種形式：一是集體參展，指一個國家、地區或一個行業以一個集體參加展覽會，多表現為國家團、行業團和集團公司團;二是聯合參展，兩個以上的展出者組成的集體形成一個展覽單位，多表現為上下游企業展團等形式。
集體展出一般都有專門人員負責展覽組織工作，對于沒有參展經驗和相關市場知識，實力不雄厚的中、小企業是一種比較好的展出方式，尤其是在開拓國際市場方面。但是集體展出在展出面積、展出時間、展臺設計、展出風格、人員配備等方面會受限制。
與集體展出相對的是單獨展出，即由展出者獨立完成展出工作。單獨展出是展出者直接參加一個展覽會，這是最普遍的展出形式，不僅需要一定的展覽知識和技術，還需要花費一定的財力和人力，不過單獨參展自主權比較大，可以設計出自己的特色、顯示實力、提高知名度。
不同的展出方式有著不同的優勢和劣勢，參展者應根據自身的需要和實力選擇合適的展出方式，以取得最佳的展出效果。
最有效的展出方式就是選擇大展位和展會關鍵位置，并且對展位進行設計、宣傳活動、展臺搭建。
三、避免錯誤觀念
在展覽選擇中，需要注意避免一些錯誤的選擇觀念和方法。如果參展商不考慮自身的需要，不考慮市場條件，不對展覽會做全面細致的選擇工作，僅出于某一孤立的原因，或出于某一單方面的考慮而做出的展覽選擇往往是錯誤的。比如：因為費用低而選擇展會。費用是選擇展覽的因素之一，但是在靠供求關系調節的市場經濟中，費用低必然有其原因，大的方面可能有三點，一是展覽會所在地的市場潛力可能不大，二是展覽會可能不適合展出者的需要，三是展覽會質量效益可能不理想。因此，因費用低而選擇展會往往是錯誤的。不能孤立地考慮參展費用而要綜合各方面因素考慮費用。市場是否有潛力，展覽會是否適合展出者需要，展出效果是否好，應該作為選擇的最重要考慮因素。
